Pengertian, Jenis - jenis, Ciri - ciri, dan Contoh Surat

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

• Tidak menggunakan kop surat
• Tidak ada nomor surat
• Salam pembuka dan penutup bervariasi
• Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
• Format surat bebas

Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi:

• Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
• Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
• Penggunaan ragam bahasa resmi
• Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
• Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:

Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:

• Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
• Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
• Logo instansi/lembaga
• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat
• Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
• Penutup surat

Penutup surat, berisi:

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas:

• Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
• Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
• Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
• Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
• Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.
Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
Kepala surat

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

 Contoh Surat

Contoh Surat Pribadi :

Untuk sahabtku tersayang                                                                           Bogor, 7 April 2015

di Bandar Lampung

Assalamuaialkum . .

Hay Shinta, Alhamduliliah aku baik-baik saja di sini. Dan aku bersyukur kabarmu juga dalam keadaan baik di sana. Kau benar sudah lama kita tidak bertemu lagi. Pasti dong aku bertambah tinggi, hhe. Aku sudah tidak sabar untuk bertemu denganmu. Aku sangat yakin kalau kamu semakin cantik sekarang. Mengenai kehidupanku di sini, aku sangat betah tinggal di sini. Namun tau tidak? pada awalnya aku sulit beradapatasi dengan dinginnya cuaca Bogor, tak heran mereka menyebutnya sebagai kota hujan karena hampir setiap hari hujan turun di Bogor.

Aku juga merindukanmu. Aku kangen suasana di kampung dan semua teman-teman di sana. Bahkan semalam aku bermimipi kita sedang main bersama kembali hhee. Oh iya, aku punya kabar bagus buatmu. kalau aku sudah diterima oleh Universitas Indonesia sebagai mahasisswa di jurusan pendidikan Bahasa dan sastra Indonesia melalui jalur prestasi. Aku berkompetisi dengan hampir 500 pendaftar dan aku bersyukur bisa menjadi peserta yang diterima. Oleh karena itu, kamu harus termotivasi juga untuk masuk di Universitas yang kau bilang terbaik ini. 

Belajar yang giat dan jangan lupa berdoa kepada tuhan agar kau diberikan kemudahan. Aku juga akan mendoakanmu disini. Aku tunggu kamu di Universitas Indonesia ya? Semangat.

Saya kira cukup sampai di sini suratku untuk mu. Mamah, papah dan Adek Ara menitip salam kepadamu. Semoga kita selalu dalam lindungan Allah SWT. 

Wassalamuaalikum . . 
  

Sahabatmu,

ttd

Dina Saraswati

Contoh Surat Resmi :

PT. ABADI MAKMUR SENTOSA

    Nomor : 023 / JULI /X / 2014                                           Kepada Yth :

    Hal : Undangan Rapat                                                    Bapak HENGKI KRISTIANTO

    Lampiran : -                                                                     Manajer Marketing

                                                                                             PT ABADI MAKMUR SENTOSA

                                                                                              Di tempat

                                                                                     

                                                                             

                                                                                

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT ABADI MAKMUR SENTOSA untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

    Hari/Tanggal : Kamis, 24 Maret 2014

    Waktu : 10.00 – 12.00 WIB

    Tempat : Ruang Serbaguna

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                           Hormat kami,

                                                                                                           Ketua Panitia

                                                                                                     JOHANNES MASAID

Contoh Surat Niaga :

PT ADIKARYA NUSANTRA ISC

Jalan Mawar Bodas No. 165 JAVESE

Nomor : 260/PN/II/2014 

Lamp : 2 (dua) lembar

Hal : Penagihan Pembayaran II 

Kepada

CV MAJU MUNDUR

Jalan Pucuk AWI No. 121

SALAK TIGARUT

Dengan hormat,

Menyambung surat kami tanggal 28 Januari 2014, diberitahukan bahwa kami telah mengirimkan surat penagihan pembayaran yang pertama dengan Nomor : 248/PN/I/2014 mengenai pembayaran faktur Nomor : 69/PS/2014 sebesar Rp 2.000.000,00 (dua juta rupiah), tetapi sampai saat ini belum ada jawabannya.

Oleh sebab itu kami sangat mengharap Saudara segera melunasi faktur tersebut. Apabila Saudara belum melunasinya sampai tanggal 24 Pebruari 2014, maka kami akan menyerahkan tagihan ini kepada Bank Inkaso.

Bersama ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama beserta fakturnya. Pesanan selanjutnya akan kami layani jika Saudara telah memenuhi kewajiban untuk melunasi faktur tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT EDI PENI

ABDAN ASYADURAHMAN AL-FALAH

Direktur EP/as

Contoh Surat Dinas :

SMA Negeri 1 Jakarta

Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta

No. Telp. (021) 6503333

____________________________________________________________________________

Jakarta, 11 September 2014

No            : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran  : –
Perihal      : Undangan

                                                                                                                                                                                                          Yth. Orang tua / Wali Murid
                                                                                                        Kelas XII SMA Negeri 1
                                                                                                        Jakarta


Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul            : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat         : Jakarta
Acara           : Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                Kepala Sekolah
                                                                                                                SMAN 1 Jakarta
                                                                                                             

                                                                                                            Bagito Sumangko, SPd.

Contoh Surat Lamaran Pekerjaan :

Perihal : Surat Lamaran Pekerjaan                                            Bandung 23, Juli 2015

Kepada

Yth : Kepala Bagian Personalia

Di

Tempat

Dengan hormat

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama	: SAIKODEL
Tempat, tanggal Lahir	: Bandung, 12 mei 1994
Pendidikan terakhir	: DIII Teknik Komputer
	Jurusan Sistem Irformasi
Alamat	: Kp, Nagaki Rt/Rw 05/20 Desa.Rajamandala
	Kec.Jamaika Kab. Bandung 46000
Telepon	: 08123456789 / 08910111213
e-mail	: abcd@gmail.com

Dengan ini saya mengajukan lamaran pekerjaan di Perusahan bapak / ibu pimpin

Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan:

1. Phas foto
2. Photo copy KTP
3. Photo copy Keterangan Kesehatan
4. Photo copy Ijazah Terakhir
5. Photo copy Trankrip Nilai
6. Photo copy Kartu Tanda Pencari Kerja
7. Photo copy Catatan Kepolisian (SKCK)
8. Photo copy sertifikat

Demikian surat lamaran pekerjaan ini saya buat, Atas pertimbangan dan perhatianya saya ucapkan Terimakasih.

Hormat saya

SAIKODEL